Une adresse email adaptée à vos communications professionnelles

Imaginez que vous venez de créer votre petite entreprise avec deux amis et que vous êtes désormais à la recherche de partenaires ou d’investisseurs. Maintenant que vous voulez convaincre d’autres personnes une présence en ligne professionnelle est nécessaire et votre adresse email fait bien sûr partie. Pourquoi est-il pertinent d’utiliser une adresse basée sur un nom de domaine personnalisé ? Comment organiser au mieux vos boîtes email ? Est-il intéressant d’effectuer des redirections de type « catch-all » ? Je répondrai à toutes ces questions dans cet article.

La bonne adresse email

Jusqu’à présent, vous avez toujours eu un compte email gratuit, sur Gmail ou Yahoo par exemple ? Dans le principe, il n’y a pas d’inconvénient à créer une adresse email auprès d’un fournisseur gratuit s’il est fiable, afin de s’en servir à un usage privé. En revanche, pour une utilisation professionnelle, une adresse email basée sur un nom de domaine personnalisé renvoie une image plus sérieuse et professionnelle et offre également d’autres avantages. Par exemple, vous pouvez choisir un domaine qui renseigne directement sur l’activité de votre entreprise ou le contenu de votre site Internet. De plus, vous pouvez créer votre propre boîte email et si besoin, en créer pour d’autres personnes, toutes basées sur le même nom de domaine. Vous pouvez aussi aller plus loin dans la personnalisation en insérant votre nom et/ou prénom par exemple prenom.nom@votre-domaine.fr ou simplement nom@votre-domaine.fr. Généralement, on retrouve aussi sur les sites Web des adresses générales du type info@votre-domaine.fr, contact@votre-domaine.fr ou support@votre-domaine.fr par exemple. L’avantage est de pouvoir distinguer les demandes de vos clients en fonction de l’adresse email de réception, afin d’en faciliter le traitement.

Boîtes email ou redirections

Les adresses email générales peuvent être dédiées, c’est-à-dire des boîtes email indépendantes, ou rediriger vers des boîtes email existantes. Les boîtes email dédiées sont recommandées si vous souhaitez distinguer vos emails personnels des emails envoyés à une adresse générale du type info@votre-domaine.fr. De plus, cela vous permet de garder un suivi de vos emails envoyés grâce à un dossier séparé où ceux-ci sont enregistrés. Votre avantage : même si plusieurs personnes ont accès à la boîte email dédiée, vous pouvez immédiatement voir quels emails ont été lus et pour lesquels une réponse a déjà été envoyée.

Au contraire, les redirections vers des boîtes email sont conseillées si vous voulez que tous les emails qui sont envoyés à l’adresse info@votre-domaine.fr dans notre exemple, soient consultables immédiatement dans votre boîte email personnelle, à laquelle vous accédez via un service de messagerie local ou un appareil mobile. Une redirection vers votre boîte email personnelle est d’autant plus efficace lorsque vous êtes la seule personne à traiter les emails de plusieurs adresses email générales, dans la mesure où tous les emails seront ainsi rassemblés au même endroit. Mon conseil : utilisez la fonction de filtre de votre messagerie 1&1 pour classer les emails redirigés directement dans le sous-dossier correspondant, de manière à toujours avoir un aperçu clair de votre boîte email.

Avec nos solutions de messagerie, vous pouvez configurer une redirection pour plusieurs adresses. Vous pouvez ainsi rediriger les emails reçus à l’adresse info@votre-domaine.fr vers employé1@votre-domaine.fr, employé2@votre-domaine.fr et employé3@votre-domaine.fr. C’est très pratique si vous souhaitez informer plusieurs employés à la fois, puisque chacun d’entre eux recevra l’email directement dans sa boîte personnelle. Il y a tout de même un inconvénient : lorsqu’un employé répond à l’email, les autres ne le savent pas. Cette option ne convient donc pas à toutes les adresses dites « générales ». Boîte email ou redirection : c’est à vous de décider laquelle vous convient le mieux, probablement les deux combinées.

Redirections « catch-all »

Si vous voulez être certain de recevoir tous les emails destinés à votre domaine, même ceux envoyés à une adresse imprécis comme adresse-abc@votre-domaine.fr ou erronée, contenant par exemple une faute de frappe, vous pouvez créer une redirection dite « catch-all ». Pour cela, configurez simplement une redirection du type *@votre-domaine.fr dans votre Espace Client 1&1. L’inconvénient est que vous allez recevoir plus d’emails indésirables envoyés à des adresses aléatoires contenant votre nom de domaine. Dans ce cas, nous vous conseillons d’utiliser un bon filtre anti-spam.

Comme vous avez pu le voir, il existe de nombreuses possibilités pour organiser vos emails professionnels. Commencez par prendre le temps de définir quel nom de domaine convient le mieux à votre entreprise et quelle solution de messagerie est la mieux adaptée pour vous. En suivant ces conseils, vous disposerez d’une base solide pour la mise en place d’une communication email professionnelle. Vous pouvez configurer tous les paramètres depuis la rubrique Mail de l’Espace Client 1&1 et les adapter à tout moment selon vos besoins.

Catégorie: A propos de 1&1 | Domaines
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